Règlement intérieur

(art. 22 modifié le 15 février 2011 et le 23 octobre 2018 ; art. 15 modifié le 5 juin 2012 ; art. 2 et 3 modifiés le 6 février 2024)

Article premier

Les séances de la Société ont lieu les premier et troisième mardis de chaque mois, à 17 heures, sauf modifications nécessitées par le calendrier : jours fériés, vacances scolaires… Elles commencent le premier mardi du mois d’octobre et se terminent le premier ou le troisième mardi de juin. Avant chaque séance les membres de la Société reçoivent, à domicile, une convocation qui indique l’ordre du jour.

Art. 2

(modifié le 6 février 2024)

La lecture du procès-verbal de la séance précédente à l’ouverture de chaque séance, de rigueur jusqu’au 9 novembre 2021, est remplacée par une consultation par messagerie électronique. Le procès-verbal est réputé adopté en l’absence de toute réserve exprimée par un membre de la Société, et il est archivé dans un registre particulier et signé du secrétaire de la séance et du Président ou du président de séance.

Art. 3

(modifié le 6 février 2024)

Le procès-verbal rend compte aussi fidèlement que possible de la teneur des informations données en séance et des discussions intervenues entre les membres. Les membres qui le souhaitent peuvent donner au secrétaire le texte écrit de leur intervention qui est alors annexé au procès-verbal.
Le procès-verbal est transmis par messagerie électronique aux membres ayant participé aux débats afin de vérifier la justesse de la transcription de leurs propos ; aucune modification qui fausserait le compte rendu des débats ne peut cependant y être apportée.
Il est établi une version destinée à la publication sur le site Internet de la Société et dans le volume des Mémoires de l’année. Les membres de la Société sont informés par courriel de sa publication sur le site Internet de la Société.

Art. 4

Après la lecture du procès-verbal, le Président procède au dépouillement de la correspondance. Les ouvrages offerts à la Société sont présentés à la Compagnie. Le Bibliothécaire-Archiviste peut présenter ou faire présenter par un membre de la Société les ouvrages, acquis par la Société ou reçus en échange, qui lui paraissent mériter une attention particulière. Tous les ouvrages seront préalablement estampillés.

Le Président ou le Bibliothécaire-Archiviste peut inviter un membre de la Société à faire un compte rendu sur les ouvrages nouvellement acquis par la Société. Le Bibliothécaire-Archiviste tient note des divers ouvrages ainsi confiés aux membres de la Société ; et si, un mois après la remise, ces ouvrages n’ont pas été restitués entre les mains du Bibliothécaire-Archiviste, celui-ci est autorisé à les réclamer auprès des détenteurs, qui seront tenus de les livrer sans retard qu’ils aient ou non fait leur rapport.

Art. 5

Après le dépouillement de la correspondance, on passe à l’ordre du jour. L’ordre du jour étant épuisé, les membres de la Société peuvent obtenir la parole pour faire à la Compagnie des rapports, des propositions ou des communications.

Art. 6

Le calendrier des communications de l’année académique est établi par le Bureau après appel à communication lancé auprès des membres de la Société au plus tard lors de la dernière séance du mois de juin. Il est communiqué aux membres de la Société lors de la séance de rentrée.

Art. 7

Le compte rendu de la séance est publié dans le mois suivant son approbation. La Société décide quelle est la partie des procès-verbaux qui est livrée à la publicité.

Art. 8

Le Secrétaire de séance est le Secrétaire général ou le Secrétaire-adjoint. En leur absence, le Président désigne un secrétaire de séance ad hoc.

Art. 9

L’ensemble des comptes rendus de l’année constitue le Bulletin de l’année académique, qui est publié dans le volume de Mémoires de l’année. Le Bulletin peut contenir in extenso des notes présentées en séance qui n’auraient pas l’importance suffisante pour constituer un article des Mémoires.

Art. 10

Les Mémoires de la Société paraissent en volumes annuels. Ils comprennent les articles issus des communications présentées en séance par les membres de la Société, qui peuvent s’associer des collaborateurs extérieurs. Ce sont des articles inédits ; sauf accord préalable de la Société, les illustrations fournies par les auteurs sont libres de droits, ou bien les droits de reproduction ont été acquittés par les auteurs. Le sommaire du volume est établi à partir des propositions des membres de la Société, par le Bureau de la Société qui se fait assister d’un Comité scientifique.

Art. 11

Les articles publiés dans les Mémoires de la Société deviennent sa propriété éditoriale. Les auteurs ne peuvent faire aucune autre publication de ces articles sans l’accord préalable de la Société. Les opinions émises dans les articles publiés dans les Mémoires n’engagent cependant que la responsabilité de leurs auteurs.

Art. 12

Les membres titulaires et correspondants de la Société à jour de leur cotisation et les membres honoraires reçoivent de plein droit un exemplaire des Mémoires de l’année. Un volume est adressé aux membres libres qui en ont manifesté le désir en acquittant le montant de la cotisation annuelle.

Les membres résidants à Toulouse viennent retirer leur exemplaire des Mémoires au siège de la Société ; il est expédié par la poste aux membres résidants hors de Toulouse.

Les Mémoires de Société sont adressés de plein droit aux sociétés savantes et institutions avec lesquelles la Société est en correspondance et fait échange de publications.

Les membres de la Société peuvent acquérir tous les volumes anciens des Mémoires à un tarif préférentiel fixé par la Compagnie. Un exemplaire du dernier volume paru est remis à tout nouveau membre correspondant lorsque celui-ci prend séance.

Art. 13

Les membres titulaires (anciennement appelés « membres résidants ») sont élus parmi les membres correspondants sur proposition du Bureau. L’élection d’un membre titulaire est portée à l’ordre du jour de la séance au cours de laquelle doit avoir lieu le vote.

Seuls les membres titulaires ont droit de vote pour toute élection ou toute décision engageant les finances de la Société.

Un membre titulaire ou correspondant peut demander à devenir membre libre ; sa candidature est soumise au vote de la Compagnie. Les membres libres sont dispensés de cotisation mais ne reçoivent ni les convocations ni les Mémoires. Ils peuvent assister aux séances mais ne peuvent présenter de communication en vue d’un article dans les Mémoires, sauf à avoir acquitté le montant de la cotisation annuelle. Ils ne peuvent participer aux délibérations mettant en cause l’organisation ou les finances de la Société.

Le Bureau peut proposer à la Compagnie l’élection de membres honoraires.

Art. 14

Le candidat à une place de membre correspondant doit adresser sa demande écrite au Président de la Société Archéologique du Midi de la France, et l’accompagner de son curriculum vitae ainsi que d’un dossier sur ses travaux relatifs à l’archéologie, l’histoire ou l’histoire de l’art, ou la conservation et la restauration des objets historiques, archéologiques ou artistiques. Les lauréats des prix décernés par la Société sont dispensés du dossier.

La candidature est examinée par le Bureau. Après qu’il l’a annoncée en séance, le Président désigne un rapporteur. L’élection d’un membre correspondant est portée à l’ordre du jour de la séance au cours de laquelle doit être entendu le rapport. Après avoir recueilli les avis de la Compagnie, le Président fait procéder au vote.

Les membres correspondants assistent aux séances, proposent des communications et participent plus généralement à la vie de la Société, exception faite des domaines soumis au vote des seuls membres titulaires.

Art. 15

(modifié le 5 juin 2012)

Les membres titulaires et les membres correspondants de la Société sont tenus d’acquitter le montant de leur cotisation annuelle au cours du premier trimestre de l’année civile. Les membres inscrits dans un établissement universitaire et âgés de moins de trente ans au 1^er janvier bénéficient d’une cotisation réduite. Le montant des cotisations est fixé chaque année au cours de la deuxième séance de janvier, sur proposition du Bureau approuvée par la majorité des membres titulaires présents.

Tout membre titulaire ou correspondant n’ayant pas acquitté sa cotisation dans les délais impartis ne recevra plus les convocations aux séances. Une lettre de rappel est adressée aux membres titulaires ou correspondants qui n’ont pas acquitté leur cotisation dans l’année : le défaut de règlement dans un délai raisonnable équivaut à une démission et entraîne la radiation des membres défaillants.

Les membres démissionnaires ou radiés qui souhaiteraient redevenir membres de la Société doivent présenter une nouvelle candidature au titre de membre correspondant.

Un membre titulaire qui, sans excuse légitime, aura laissé passer deux années sans assister aux séances de la Société se verra proposer un siège de membre correspondant. Le Bureau peut prononcer le reclassement parmi les membres correspondants de tout membre titulaire qui n’a pas assisté à une séance ordinaire dans l’espace de trois années académiques.

Le Bureau établit chaque année la liste des membres de la Société. Celle-ci est publiée dans le volume des Mémoires de l’année.

Art. 16

Le vote au scrutin secret est obligatoire pour toute élection de membre correspondant ou de membre titulaire. En tout autre matière il est de plein droit sur la demande d’un membre titulaire.

Lorsque le vote doit avoir lieu au scrutin secret, il s’effectue au moyen de bulletins affirmatifs ou négatifs, ou bien portant un nom propre, s’il s’agit d’une élection. Les bulletins blancs sont considérés comme non avenus. Le Président désigne deux scrutateurs, compte les suffrages et en proclame le résultat.

Pour tous les autres votes, le Président recueille les suffrages en commençant par sa droite. Le Président vote le dernier.

La majorité simple est requise pour tout vote. En cas de partage, la voix du Président est prépondérante.

Art. 17

Les membres du Bureau font partie, de droit, des Comités et des Commissions.

Art. 18

La Compagnie se constitue en Assemblée générale ordinaire chaque année lors de la deuxième séance de janvier. Le Président présente le rapport moral de l’année écoulée et le Trésorier l’état des comptes. L’approbation du rapport moral et de l’état des comptes est soumise au vote.

Le Président convoque en cas de besoin une Assemblée générale extraordinaire.

Art 19

Pendant ses vacances, la Société est suppléée par une Commission de permanence constituée des membres du Bureau ou de cinq membres désignés par celui-ci. Elle se réunit autant que de besoin. Elle est autorisée à prendre telle décision qui serait jugée utile. À la reprise des séances ordinaires, la Commission de permanence doit présenter à la Compagnie un rapport sur ce qui est advenu pendant les vacances.

Art. 20

Aucune députation de la Société ne peut avoir lieu qu’en vertu d’une délibération. En cas d’urgence, le Président provoque une réunion extraordinaire pour en délibérer.

Les députations sont composées des membres du Bureau et, au besoin, de quelques sociétaires désignés par le Président.

Toute députation doit rendre compte de sa mission.

Art. 21

Dans le cas de décès d’un sociétaire, le Président fait prévenir, le plus tôt possible, tous les membres et il les invite à assister au convoi funèbre. La Société adresse l’expression de ses regrets à la famille du défunt.

Art. 22

(modifié le 15 février 2011 et le 23 octobre 2018)

La Société Archéologique ouvre, chaque année, un concours.

Conformément à la délibération du 23 janvier 1934, elle décerne :

– tous les trois ans, le prix fondé par M. de Champreux et portant son nom ;
– tous les deux ans, le prix fondé par le docteur Ourgaud et portant son nom ;
– tous les deux ans, le prix fondé par M. de Clausade et portant son nom ;
– un prix spécial de la Société Archéologique du Midi de la France, lorsqu’elle le juge opportun.

Les montants des prix sont fixés ou modifiés par la Compagnie constituée en Assemblée générale. Ils s’appliquent au concours de l’année suivante.

Les mémoires présentés au concours, qui doivent être inédits, sont adressés par leurs auteurs au Président de la Société Archéologique du Midi de la France. Tous les envois seront adressés franco au siège de la Société, avant la date fixée chaque année par la Société. Ce terme est de rigueur. Les candidats s’engagent, s’ils sont primés, à venir personnellement recevoir leur prix. Les prix sont remis aux lauréats lors de la séance publique annuelle de la Société.

La Société reste propriétaire des manuscrits couronnés ; néanmoins, les auteurs couronnés seront libres de les publier si la Société ne s’en réserve pas la publication lors du jugement du concours.

Des médailles pourront être accordées chaque année aux auteurs qui adresseront des travaux inédits sur une des matières qui font l’objet des études de la Société.

La Société décernera des prix d’encouragement aux personnes qui lui signaleront et lui adresseront des objets anciens (chartes, manuscrits, inscriptions, monnaies, médailles, poids, peintures, sculptures, dessins, plans, meubles, vases, armes, haches en pierre, bijoux, etc.), ou qui lui en transmettront des descriptions détaillées, ou qui auront œuvré en faveur de la connaissance, de la conservation ou de la restauration du patrimoine historique ou archéologique.

Les ouvrages imprimés dans l’année relatifs aux matières qui font l’objet des études de la Société pourront obtenir des encouragements. Ces encouragements consisteront en médailles de bronze ou d’argent.

Dans tous les cas, les objets soumis à l’examen de la Société seront rendus aux auteurs ou inventeurs, s’ils en manifestent le désir. Les manuscrits resteront aux archives.

La Société, qui ne prescrit aucun système, déclare qu’elle n’entend pas adopter les principes des ouvrages qu’elle couronnera.

Les membres de la Société sont exclus des concours et des prix.

Art. 23

Tous les membres de la Société ont le droit de consulter les mémoires qui composent les archives et les ouvrages que renferme la bibliothèque.

L’emprunt de tout document ou ouvrage placé dans la réserve est soumis à l’autorisation écrite du Bibliothécaire-Archiviste et du Président ; il ne peut excéder un mois.

Le Bureau établit le règlement de la bibliothèque qui, après communication à la Compagnie en séance, est affiché dans la salle de lecture et dans les magasins. Le Bureau prononce une interdiction d’emprunt à l’encontre de tout membre qui ne respecte pas le règlement de la bibliothèque.

Toute personne étrangère à la Société qui désirerait consulter les ouvrages et mémoires de la bibliothèque ne pourra le faire que dans la salle de lecture et sous la responsabilité du Bibliothécaire-Archiviste de la Société.

La consultation des archives propres de la Société est soumise à l’autorisation du Bureau.

Art. 24

Il ne peut être fait de changement au règlement intérieur que dans une assemblée convoquée ad hoc et au moins un mois après la proposition écrite qui a été communiquée à la Société.

L’approbation de la majorité des membres présents à la séance suffit pour que le changement proposé soit opéré.

Art. 25

Toutes les dispositions ou délibérations antérieures qui seraient contraires au présent règlement intérieur sont abrogées.

Ce règlement est exécutoire à compter du 29 mai 2007, date de son approbation par la Société.